La gestion du temps et son impact sur la productivité

Le temps est une ressource précieuse et limitée. Nous vivons à une époque de grande vitesse, où tout est pour « hier », nous sommes toujours en cinquième ou sixième vitesse (pour ceux qui se souviennent encore de ce que c’est que d’avoir des vitesses dans une voiture) et en accélération constante. Le pire, c’est qu’il est à la mode de ne pas avoir le temps ! Ne pas être capable de faire, de rencontrer, de s’asseoir, de parler, c’est en fait « OK » de ne pas avoir le temps. Cette ressource déjà limitée par nature l’est encore plus parce que nous avons pris l’habitude de penser que nous en avons toujours trop peu.

Associé à cette habitude, ou fuite, ou besoin, il y a une difficulté à gérer cette ressource. Non seulement en termes de contrôle de l’utilisation du temps réel dont nous disposons ou croyons disposer, mais aussi en termes d’organisation et de hiérarchisation de ce temps, que ce soit dans un domaine plus personnel ou professionnel. D’une part, nous pouvons contrôler plus efficacement ce que nous avons à faire, nous avons plus de logiciels de gestion disponibles dans les entreprises, nous avons plus d’appareils où les agendas sont disponibles, à tout moment, ce qui facilite tout. Cependant, cette facilité n’a pas généré plus de temps ou moins de délais. Nous continuons à être improductifs, à arriver en retard et à nous plaindre constamment du manque de qualité de vie, bref, nous continuons à ne pas avoir le temps ! Il devient inutile de disposer de plusieurs moyens si nous ne savons pas les utiliser de manière efficace et productive.

Nous ne pourrions pas parler de la gestion du temps sans évoquer la principale ressource dont nous disposons : nous-mêmes. N’étant pas des machines, nous devons nous soucier de notre santé – physique, mentale et sociale. Nous avons besoin de nous reposer, d’avoir de l’énergie, d’être heureux, d’avoir de la stabilité, de sourire. Notre état physique influence notre état émotionnel et celui-ci influence notre productivité réelle, mais l’inverse se produit également. Plusieurs recherches et études scientifiques montrent que le positivisme, par exemple, améliore notre système immunitaire et cardiaque.

Une autre question est de comprendre réellement à quel point nous sommes occupés. Être occupé n’est PAS être productif ! Pour déterminer ce qui est important et ce qui est urgent, ainsi que l’ordre dans lequel effectuer les activités quotidiennes, nous analysons la matrice d’Eisenhower, développée par l’ancien président américain Dwight Eisenhower. Cette matrice identifie les activités urgentes importantes – à réaliser immédiatement, les activités urgentes non importantes – à déléguer, les activités non urgentes importantes – à planifier et les activités non urgentes et non importantes – à éliminer. Il est donc important de savoir définir les objectifs et les répartir en différentes catégories, ce qui permet de programmer leur exécution.

Nous pouvons utiliser la technique SMART pour fixer des objectifs plus intelligents:

S = specific/spécifique

M = meansurable/mesurable

A = attainable/réalisable

R = relevant/pertinent

T = time-based/défini dans le temps

Au lieu de se fixer des objectifs généralistes, comme « être heureux », il est important de se fixer des objectifs quotidiens, hebdomadaires et/ou mensuels pour les atteindre plus rapidement et plus efficacement : « faire 30 minutes d’exercice par jour ; dîner sans gadgets pour passer plus de temps en famille ».

L’utilisation d’appareils mobiles peut également être un facteur décisif dans le manque de temps. Il est important de réfléchir au nombre d’heures consacrées à ces appareils et dans quel but. Bien souvent, nous y avons recours inutilement, il n’y a pas de messages, pas d’alertes, nous ne verrons rien d’objectif, cela devient une autre habitude, dans ce cas une mauvaise habitude qui nous fait perdre du temps. Encore une fois, il est positif que ces ressources existent, c’est nous qui devons apprendre à les utiliser de manière productive et non dépendante.

La technique Pomodoro, développée par l’Italien Francesco Cirillo, est un grand allié de la concentration et de la productivité. Il est appelé ainsi parce que son créateur utilisait un chronomètre de cuisine en forme de tomate pour chronométrer le temps nécessaire à la réalisation des différentes tâches. Cette méthodologie consiste en 25 minutes de travail concentré sans interruption, suivies de 5 minutes de repos ou de loisirs.

Le secret de la réussite est l’équilibre. Les moments de repos sont nécessaires pour recharger vos énergies et donner encore plus de sens à vos objectifs. Le cerveau peut vous faire sentir anxieux et/ou improductif pendant ces périodes. Mais ces moments de pause sont aussi importants et nécessaires que n’importe quel moment de travail – il est donc crucial de les gérer avec intelligence et concentration, en vue d’atteindre les objectifs fixés.

Le télétravail ou la possibilité de travailler de manière « mixte » peut être un allié important dans la gestion du temps et la possibilité d’avoir plus de temps disponible. Mais il y a aussi des dangers, car c’est un sujet encore inconnu. Si le temps disponible est mal utilisé, ou utilisé de manière improductive, sans tenir compte des objectifs à atteindre, il ne servira qu’à créer davantage de distractions, avec pour résultat final une perte de temps!

Le véritable pouvoir ne consiste pas à disposer de nombreux outils, stratégies et options, mais à savoir les contrôler en se contrôlant soi-même.