Gestão do Tempo e seu impacto na Produtividade

O tempo é um recurso precioso e limitado. Vivemos em tempos de alta velocidade, em que tudo é para “ontem”, andamos sempre em quinta ou em sexta (isto para quem ainda se recorda do que é ter mudanças no carro) e em constante aceleração. Pior é que está na moda não ter tempo! Não se conseguir fazer, reunir, sentar, falar, fica na realidade “bem” não ter tempo. Este recurso já por inerência limitado torna-se ainda mais limitado, porque nós criámos o hábito de pensar que temos sempre pouco.

A associar a este hábito, ou fuga, ou necessidade, existe dificuldade ao nível da gestão deste recurso. Não só ao nível do controlo da utilização do tempo real de que dispomos ou acreditamos dispor, mas, também, ao nível da organização e priorização do mesmo – seja numa área de vida mais pessoal ou profissional. Por um lado, conseguimos controlar de forma mais efetiva aquilo que temos para fazer, temos mais software de gestão disponível nas empresas, temos mais dispositivos onde as agendas estão disponíveis, em todos os momentos, tornando tudo mais fácil. No entanto este facilitismo não gerou mais tempo ou menos atrasos. Continuamos a ser pouco produtivos, a chegar atrasados e a queixar-nos constantemente de falta de qualidade de vida, em resumo continuamos sem tempo! Torna-se irrelevante dispor de vários meios se não os soubermos utilizar de forma efetiva e produtiva.

Não poderíamos falar sobre gestão de tempo sem mencionar o principal recurso de que dispomos – nós próprios. Não sendo máquinas precisamos de nos preocupar com a nossa saúde – Física, mental e social. Precisamos de descansar, de ter energia, de ter felicidade, de ter estabilidade, de sorrir. O nosso estado físico influencia o nosso estado emocional e este influencia a nossa produtividade real, bem como, o contrário também acontece. Diversas pesquisas e estudos científicos mostram que o positivismo, por exemplo, melhora o nosso sistema imunológico e cardíaco.

Outra questão é perceber realmente o quão ocupados estamos. Ser ocupado NÃO é ser produtivo! Para determinar o que é importante e o que é urgente, bem como a ordem de execução das atividades diárias, analisamos a Matriz de Eisenhower, desenvolvida pelo ex-presidente norte-americano Dwight Eisenhower. Nesta matriz são identificadas as atividades urgentes importantes – para serem feitas no imediato, as atividades urgentes não importantes – para delegar, as atividades não urgentes importantes – para agendar e as atividades não urgentes e não importantes – para eliminar. Torna-se importante por isso saber definir objetivos e dividi-los em várias categorias, agendando assim a execução dos mesmos.

Podemos utilizar a técnica SMART para definir objetivos mais inteligentes:

S = specific / específico
M = meansurable / mensurável
A = attainable / alcançável
R = relevant / relevante
T = time-based / definido no tempo

Em vez de definir objetivos generalistas, como “ser feliz”, é importante traçar metas diárias, semanais e/ou mensais para alcançá-las mais rapidamente e efetivamente: “fazer 30 minutos de exercícios por dia; jantar sem gadgets para passar mais tempo com a família”.

A utilização dos dispositivos móveis pode também ser um fator decisivo na falta de tempo. É importante pensar no número de horas dedicadas a estes aparelhos e com que objetivo. Muitas vezes recorremos aos mesmos sem necessidade, não tocou, não existem mensagens, não há alertas, não vamos ver nada de objetivo, torna-se mais um hábito, neste caso um mau hábito que nos tira tempo. Mais uma vez, é positivo que existam estes recursos, nós é que temos que aprender a utilizá-los de forma produtiva e não dependente.

A técnica Pomodoro, desenvolvida pelo italiano Francesco Cirillo, é uma grande aliada do foco e da produtividade. Chama-se assim porque o criador da mesma utilizava um cronómetro de cozinha em formato de tomate para cronometrar o tempo que demorava a realizar as diversas tarefas. Esta metodologia consiste em 25 minutos de trabalho focado e sem interrupção, seguidos de 5 minutos de descanso ou lazer.

O segredo do sucesso é o equilíbrio. Os momentos de descanso são necessários para recarregar as energias e dar ainda mais sentido aos seus objetivos. O cérebro pode fazer com que se sinta ansioso e/ou improdutivo nesses períodos. Mas estes momentos de quebra são tão importantes e necessários como qualquer momento de trabalho – é por isso crucial que sejam geridos com inteligência e foco, em prole do alcance de objetivos definidos.

O teletrabalho ou a possibilidade de trabalhar de forma “mista”, poderá ser um importante aliado na gestão de tempo e na possibilidade de ter mais tempo disponível. No entanto aqui também existem perigos, sendo uma matéria ainda desconhecida. Se o tempo disponível for mal utilizado, ou utilizado de forma pouco produtiva, não tendo em linha de conta os objetivos a serem alcançados, simplesmente vai servir para criar mais distração, no final resultando numa perda de tempo!

O verdadeiro poder não está em ter muitas ferramentas, estratégias e opções, mas sim em saber como controlá-las, controlando-nos.